피알원 조수연 본부장의 7가지 행사기획 노하우

‘내 돈 100만원만큼 클라이언트 돈 100만원도 아깝다!’
노하우 전수에 앞서 클라이언트의 예산을 생각할 때 그 돈에 대한 개념을 내 돈으로 동일시화하라고 꼭 당부의 말씀을 전합니다. 물론 내 돈이다 생각하고 내 지갑에 넣으라는 얘기는 절대 아닙니다. 작은 돈이어도 내 돈처럼 생각하고 효율적으로 집행하라는 의미라고 보면 됩니다. 행사를 기획, 운영하기 위해서는 몇 백 만원부터 몇 억까지 큰 비용이 사용되는데 큰 돈을 들여서 행사를 진행하기로 의사 결정한 클라이언트의 의중을 정확하게 파악하는 것이 먼저입니다. 시간 들이고 돈 들였는데 텅텅 빈 행사장을 만들 수는 없으니까요.

 

<출처: 클립아트코리아>

 

-브랜드를 알리고 싶다
-브랜드에 대한 선호도를 높이고 싶다
-브랜드에 대한 로열티를 형성하고 싶다
-최대한 많은 소비자와 현장 커뮤니케이션을 하고 싶다
-현장 샘플링, 체험을 통해 신제품을 홍보하고 싶다
-현장 커뮤니케이션을 통해 온라인 SNS상에서도 이슈가 되고 싶다
등 보통은 이러한 다양한 이유에서 행사를 진행하고자 합니다.

행사를 기획하기 전 PR AE는 클라이언트가 행사를 개최하고자 하는 이유, 이를 통해 얻고자 하는 효과, 행사를 통해 브랜딩을 극대화할 수 있는 방법을 찾아내야 합니다. 그냥 클라이언트가 하고 싶어 하니까 라고 생각하고 말하는 PR AE는 목적방관 스튜핏!!드립니다.
그럼 성공적인 행사 기획, 운영을 위해 PR AE가 알고 있어야 하는 알짜 노하우! 지금부터 시작하겠습니다.

 

1. “행사를 하는 것이 맞나요?”
돌다리도 다시 한번 확인하고 체크하는 태도가 필요합니다. 가끔 행사를 하고 싶다고 요청하고 며칠 지나지 않아 행사를 하는 것이 맞냐고 되물어보는 클라이언트도 있습니다. PR AE라면 클라이언트의 요청이 있더라도 다시 한번 본인 스스로에게 행사를 하는 것이 맞는지 아니면 해당 비용을 다른 방식으로 사용했을 때 훨씬 좋은 결과를 유추할 수 있는지 점검하고 또 다시 되짚어보는 과정을 거친 후 진행하는 것이 좋습니다. 행사를 하기 위해서는 기본적으로 몇 백 만원부터 몇 억까지 큰 비용이 소요됨은 물론 디자인, 제작, 대여, 인력 등 다양한 분야의 업체 인력도 함께 움직여야 하기 때문에 잘못된 한번의 판단이 많은 사람에게 피해를 줄 수도 있습니다. 선택과 결정을 함에 있어 여러 가지 상황을 검토하고 클라이언트와 업체간의 충분한 협의를 거쳐 행사를 기획하고 준비한다면 좀더 좋은 결과를 유추할 수 있을 겁니다. 큰 비용을 들여 진행되는 프로그램인 만큼 목적, 효율, PR 효과, 그 외 확장성에 대한 다양한 검토와 예측치의 최대화를 꼭 확인하시기 바랍니다.

 

<출처: 클립아트코리아>

2. “따뜻한 5월이 좋겠죠?”
브랜드, 제품, 판매 타깃 등에 따라 행사를 해야 하는 시점이 모두 다릅니다. 단순히 이때쯤 사람이 많겠지? 가정의 달이니까 지금쯤 하면 되려니 하고 생각하면 행사를 실패할 확률이 높아집니다. 20대 여성이 메인 타깃인 브랜드가 5월에 공원에서 아이들과 뛰놀고 있는 장소에서 행사를 한다면 성공적이라고 말할 수 있을까요? 물론 그 곳엔 그 어느 때보다 사람이 많고 여성분들도 많을 겁니다. 그러나 브랜드의 메인 타깃인 20대가 아닌 30~40대일 가능성이 훨씬 높다고 볼 수 있습니다. 즉, 20대 여성이 메인 타깃인 브랜드라면 해당 타깃의 라이프 스타일, 이동 시간대, 선호하는 지역 등을 사전에 충분히 조사하고 브랜드를 체험하고 호감을 얻어 갈 수 있는 장소, 시간대에 맞춰서 행사 전략을 짜야만 효과적인 행사 운영을 할 수 있다는 결론을 도출해 낼 수 있습니다.

 

<출처: 클립아트코리아>

 

3. “1억이면 충분하겠죠?”
1억은 매우 큰 돈입니다. 그러나 행사 콘셉트, 규모, 일정 등에 따라 1억은 충분히 남을 수도 턱없이 적은 비용이 될 수도 있는 금액입니다. 우리나라 국민 대다수가 기억하는 행사, 캠페인은 대부분 수억 또는 수십억의 비용을 사용한 행사입니다. 그리고 일주일에 한번쯤 방문하는 대형마트에서 볼 수 있는 식품회사의 시식행사도 행사 중의 하나로 몇 십 만원에서 몇 백 만원 정도의 비용이 소요되는 행사입니다. 소비자의 일상 생활 중에는 행사라고 인지조차 하지 못하고 지나가거나 한번쯤 참가해 본 행사 등 다양한 행사들이 존재합니다. 결국 규모나 일정, 장소 모두 다른 행사를 단순히 얼마면 할 수 있냐고 질문하는 것은 적절하지 않다고 볼 수 있습니다. 행사예산은 1회에 1천만원 정도 규모의 행사를 10회 정도로 운영할지, 1회에 1억원이 소요되는 행사로 1회 안에 진행할지 등 규모와 횟수 등에 따른 선택의 문제라고 볼 수 있습니다. 무엇을 어떤 방식으로 언제 전달하고 얼마나 많은 소비자에게 효과적으로 인지시킬 수 있는지 분석해서 최선의 방법을 선택하면 가장 성공적인 행사가 될 수 있습니다.
 

<출처: unsplash>

 

4. “바닥에 물을 뿌리고 싶어요”
브랜드나 제품 콘셉트상 어떤 공간의 위나 아래에서 물을 뿌리고 그 주변으로 사람들이 지나가야 하는 상황이라면 무엇을 준비해야 할까요? 분무, 분수 등 해당 효과를 연출할 수 있는 기술적 확인이 필요하겠죠? 또 시연 가능한 공간의 컨디션이라든가 배수 관련 부분 등도 상세하게 체크해야 합니다. 그러나 무엇보다 중요한 건 안전입니다. 성공적인 행사를 완료하기 위해서는 방문자수, 소비자 반응, 매출 등 다양한 목표치도 중요하지만 참가하신 모든 분들의 안전이 최우선입니다. 만약 바닥의 물기로 인해 누군가가 넘어져서 다치거나 더 큰 사고가 발생한다면 다른 모든 목표치의 성공은 중요하지 않게 됩니다. 또는 고가의 행사 물품이 행사장에 전시되었는데 분실이 되거나 파손되는 경우도 최악의 행사로 마무리 될 겁니다. 따라서 성공적인 행사가 되기 위해서는 인력, 물품의 사고를 보호할 수 있는 최상의 안전장치를 마련해야 하며 이렇게 안전장치를 준비했음에도 혹시나 예측 불가능한 상황도 있을 수 있다는 판단이 든다면 이를 고려해 행사안전보험을 준비하는 것도 방법입니다. 행사안전보험은 대인, 대물, 보험기간, 보험수혜대상수 등에 따라 비용이 다르니 이 부분은 보험사와 팩트 체크 후 행사 시작 전까지 계약을 완료하도록 합니다. 또한 행사안전보험이나 안전장치를 마련했더라도 상황에 따라 경호팀이나 안전인력을 추가로 구성하는 것도 좋은 방법입니다. 행사 진행 시 항상 안전! 절대 놓치지 않아야 하는 가장 중요한 노하우입니다.

 

<출처: 클립아트코리아>

 

5. “행사인력은 7명이면 충분하겠죠?”
행사 운영을 위한 인력은 대부분 현장 총괄매니저, 행사도우미, 스태프로 구성됩니다. 물론 행사장에 나타나는 인력은 아니지만 행사 기획을 위한 기획인력, 제작물 디자인을 위한 디자인인력, 행사물품을 운반하는 운반인력, 경호인력 등 숨겨진 다양한 부분의 인력도 있습니다. 행사 운영을 위한 인력이 많아지면 많아질수록 예산은 늘어날 수 밖에 없어서 최소한의 인력을 구성하는 것도 노하우입니다. 불필요한 인력을 배치하지 않고 여분의 인력이 생기지 않도록 행사 전까지 여러 번의 시뮬레이션을 통해 적재적소에 인력을 배치해야 합니다. 그러나 행사 인력이 단순히 인원수의 효율적 배치로만 성공이냐 아니냐를 가늠하는 기준이 되지 않습니다. 단순한 샘플링 행사가 아닌 브랜드나 제품에 대한 기술, 성분, 배경 등에 대한 내용 숙지가 필요한 행사라면 행사 참여 인력의 사전 숙지가 더욱 중요합니다. 따라서 이를 위한 교육자료를 최대한 쉽고 간단하게 준비해 행사 인력에게 교육한다면 소비자는 좀더 쉽고 빠르게 행사 내용을 인지할 수 있게 됩니다. 만약 사전에 교육 받은 행사 인력이 행사 당일 불가피한 사고로 인해 행사에 올 수 없게 되는 일이 발행한다면? 행사장 일부의 내용은 진행이 될 수 없고 사실상 성공적인 행사가 될 수 없게 됩니다. 따라서 행사 인력 배치 시에는 대체 인력도 준비하는 것이 좋습니다.

 

6. “공간의 아름다움도 중요합니다”
행사장은 공간에 따라서 여러 가지 제작물이 제작되고 설치됩니다. 빌딩 로비, 전시장 같은 실내구조에서는 벽, 바닥 등의 공사는 거의 필요 없지만 가구 등의 인테리어 소품 등이 필요해 경우에 따라 제작하거나 대여하기도 합니다. 광장, 공원 등 실외에서 진행하는 경우는 브랜딩을 하기 위한 거대한 벽체나 연출을 위한 구조물을 제작하기도 합니다. 이러한 공간을 연출하는 제작물은 행사장에 방문한 소비자에게 브랜드나 제품에 대한 이미지를 전달하는 매우 중요한 요소로 작용합니다. 그 표현 방법에 따라 소비자가 긍정, 부정의 이미지를 얻어 갈 수도 있으니 디자인 시 클라이언트의 요청 사항과 소비자의 선호를 고려해 디자인한다면 훨씬 좋은 결과물을 얻을 수 있습니다. 요즘은 행사장 구성을 브랜드 관련 요소만 보이게 디자인, 설치하는 것보다 마치 갤러리를 구경하는듯한 구조, 고급스러운 부티크를 경험하는 느낌의 인테리어, 추억의 장소를 떠올리게 하는 비주얼 등 브랜드와 소비자의 감성을 연계시키는 디자인을 더욱 선호하는 추세입니다. 따라서 행사장의 공간미를 극대화하기 위해서는 다양한 경험, 감성적인 스토리를 행사 내용과 연계해 좀더 자연스럽게 소비자가 경험할 수 있도록 기획하고 이를 좀더 감각적으로 디자인하는 것을 추천합니다. 디자인 부분이기 때문에 디자이너 업체의 실력도 중요하지만 이를 선택하고 결정하는 PR 담당자들의 미적 감각도 매우 중요합니다. 평상 시 전시, 디자인, 리빙 파트 등 공간에 대한 안목을 높일 수 있는 다양한 체험을 하고 방송이나 잡지 등에서 나오는 트렌디한 디자인 감각도 자기화하는 습관을 갖는 것이 좋습니다.

 

<출처: unsplash>

 

7. “배너를 가져갔어요?!”
모든 기획, 디자인, 제작, 인력 구성 등 완벽하게 준비되어 행사를 시작한 첫날! 행사팀으로부터 “구청에서 불법이라면서 저희 배너를 가져갔어요!” 라는 황당한 전화가 온다면? 이게 어떤 상황일까요? 모든 행사장에서는 행사를 진행하기 위한 합당한 절차가 필요합니다. 학교, 건물, 광장, 길거리 등 거의 모든 곳에는 사전 협의, 허가가 꼭 필요합니다. 장소대여 및 계약 등 해당 장소와의 계약은 물론이고 장소가 어디냐에 따라 구청, 경찰서 등 공공 기관의 허가가 필요한 곳도 있습니다. 또한 행사 지점이 상가나 노점 등 경제활동이 활발한 지역이라면 해당 지역의 상가 협회 등과 사전 양해를 구하는 과정도 필요로 합니다. 뿐만 아니라 법적 확인이 필요한 경우도 있어서 행사장의 이런 특이점을 파악하기 위해서는 장소를 선정하기 전에 후보 장소에 직접 가보고 주변 상황, 시간 별 유동인구, 교통편 등 다양한 경우의 수를 확실하게 사전 체크 해야만 합니다. 예를 들어 행사 내용상 음향을 크게 사용해야 하는데 주변에서 소음신고를 할 만한 곳이 있는지, 행사장 방문자에게 서비스로 제공하는 음료가 주변 상가와 겹쳐져 영업지장으로 클레임 받을만한 일은 없는지 등 다수의 변수를 알고 대응하거나 변경해야 합니다. 책상에서의 현장 실사는 있을 수 없다는 점 꼭 인지하시기 바랍니다.

 

PR의 모든 분야가 그러하지만 행사 진행 시 좀더 깊이 생각하고 섬세하게 체크하는 것이 중요합니다. 목적, 타깃, 콘셉트, 비용, 효과예측, 장소, 인력 등 다양한 요소를 고려해 목적성, 효율성의 극대화 밸런스를 최상으로 만들기 위한 기획, 운영에 집중해야 하기 때문이죠. 현재 PR행사를 기획하고 있는 PR AE라면 피알원의 행사 기획 노하우를 참고해보는 건 어떨까요?

 

 

 

Tag : 전문가 칼럼, PR스터디, PR정보