[피알원AE추천! IT상식2편] PDF 바로 알고 쓰기

이름은 들어보셨나요? ISO!  

 

'ISO 9001 획득!' 홈쇼핑에서 흔하게 접할 수 있는 문구인데요~ 이것이 어떤 의미인지 알고 계신가요? 

 

ISO는 국제표준화기구인데요. ISO 9001은 국제표준화기구 ISO에서 관리하는 품질 경영시스템 표준규격을 말합니다. 다시 말하면 “우리 회사 제품은 정상이고, 품질이 별로라고 생각하면 바꿔줄 수 있는 시스템을 갖추고 있어~”라는 의미입니다. ^^;

국제표준화기구는 비정부 기관으로 세계의 표준을 정하는 일을 하는데요. ISO 9001로 대표되는 품질경영시스템규격뿐만이 아니라 우리가 사용하는 종이 사이즈 (A4, B4), 카메라와 필름의 규격, 각국 화폐의 부호, 날짜와 시간 표기, 책 바코드 옆에 붙어 있는 국제 표준도서번호(ISBN)부터 심지어 차 끓이는 방법에 대한 표준까지 국제적인 기준을 설립하는 단체입니다. 특히 점점 영량력이 커져가는 분야가 바로 컴퓨터 관련 규약인데요. QR코드. JPEG, 프로그래밍언어, 동영상 코덱 등 우리가 일반적으로 사용하는 컴퓨터 관련 규약들 중 많은 것들이 이곳에서 만들어지고 관리됩니다.

이런 국제표준화는 나라 간의 벽이 허물어진 웹에서 더욱 중요합니다. 언어가 달라도 사진을 이해하는 데 무리가 없지만 사용하는 프로그램이 다르면 사진 파일조차 열 수 없기 때문이죠.

 

PDF는 무엇인가요?

  

 

PDF는 앞에서 장황하게 설명한 국제표준규격 중 하나입니다. ISO 32000 PDF는 휴대용 문서 양식(Portable Document Format)인데요. 인터넷 세상에서 쓰이는 문서의 표준입니다.

PDF는 원래 포토샵으로 유명한 Adobe사에서 만든 기술로, 마치 인쇄물처럼 어느 환경에서나 동일한 결과물을 보여주기 위해 개발되었습니다. PDF는 그림과 글꼴을 포함한 여러 객체를 포함할 수 있다는 장점이 있지요. (단, 파일 내에 글꼴 등이 포함되지 않아 정보 왜곡이 발생할 수는 있습니다.) 따라서 디지털 상에서는 '원본'의 효과가 있습니다. 우리나라에서도 사이버범죄 수사에는 PDF 양식이 사용됩니다. 어느 컴퓨터에서나 똑같이 볼 수 있는 문서 양식이기 때문이죠.

그 외에 수많은 장점이 있는데요. PDF의 화려한 장점들은 Adobe사의 설명을 통해서 직접 들어보세요. ☞ 바로가기

현재 PDF 포맷은 국제표준으로 인정 받아 표준 제정과 관련된 권한이 ISO로 이관됐습니다. 따라서 더 이상 Adobe사의 영향력 아래에서 벗어난 포맷입니다.

 

찬밥신세인 PDF, 하지만 홍보인이 꼭 사용해야하는 이유

누구에게나 동일한 결과물을 보여줄 수 있다는 인쇄물의 특징을 컴퓨터 상에서 구현한 PDF의 장점에도 불구하고 우리나라에서는 외면 받고 있습니다. 실제로 PR업무에서도 PDF를 사용하는 일이 생각보다 많진 않습니다. 하지만 PR회사의 덕목 중 하나는 바로 커뮤니케이션의 오류를 최소화해야 한다라는 측면에서는 빛을 발하는데요. 대표적으로 중요한 계약문서, 보고서, 제안서 등은 모두 PDF를 함께 제출하는 것이 기본이죠. 특히 클라이언트가 외국계 기업이라면 이 규약은 좀 더 철저하게 지켜집니다.

 

PDF를 사용하지 않는 이유는 하나, 느려서

 

#180756909 / gettyimages.com

그렇다면 왜 우리나라에서는 PDF를 적극적으로 활용하지 않을까요? 아마 가장 큰 이유는 느려서가 아닐까 합니다. 사실 PDF 자체는 가볍게 만들어진 규격입니다. 수정이 가능한 워드파일보다 일반적으로 파일의 용량이 절반 이하로 작습니다. 간혹 용량이 늘어나는 이유는 이미지 파일을 압축하지 않은 상태에서 PDF 파일을 만들기 때문입니다. 이렇게 용량이 작은 파일이 느리게 느껴지는 이유는 일반적으로 사용하는 PDF 뷰어 때문입니다. 바로 Adobe Reader 때문이죠. 현재 버전은 Aodbe Reader XI까지 업그레이드 됐는데요. Adobe 리더의 가장 큰 문제는 너무 다양한 기능들 때문에 본연의 기능인 '읽기' 속도가 떨어진다는 점입니다. 이런 경험들이 축적되어서 PDF 파일에 대한 인식이 우리나라의 사용자들에게 영향을 주지 않았을까 생각합니다.

 

 

PDF 리더 사용이 느리다면 바꿔 사용할만한 무료 프로그램 Foxit Reader 추천!

 

 

 

PDF 리더의 단순한 기능만을 사용한다면 가장 추천할만한 프로그램은 Foxit Reader입니다. ISO 표준으로 지정된 이후 수많은 PDF 리더들이 탄생했습니다. 그 중 Foxit 리더는 가장 신뢰성 있는 리더 중 하나인데요. 무엇보다 빠른 속도가 일품입니다. 실제로 사용해보시면 정말 같은 파일이 맞나 싶을 정도로 빠르게 PDF 파일을 읽어줍니다. 그리고 (잘 사용하진 않지만) 회전, 주석, 서명, 텍스트 추가 등 핵심적인 기능들도 편리하게 구성돼 있습니다. 또한 탭 브라우저를 지원하는 인터페이스도 익숙하기 때문에 Adobe Reader보다 인터페이스 측면에서도 유리하다고 생각됩니다.

 

 

PDF를 사용하지 않는 이유는 둘, 편집이 안돼서

PDF를 사용하지 않는 이유 두 번째는 아마도 편집이 안 된다고 생각하기 때문이 아닐까 합니다. 물론 PDF는 문서를 편집하기 위한 목적으로 만들어진 양식은 아닙니다. 하지만 PDF 파일도 편집이 가능합니다. 단, 대부분 유료프로그램을 사용해야 합니다. 대표적으로는 Adobe Acrobat이 유명합니다. 단락 변경, 오타 수정, 사진 교체 등이 가능합니다. 하지만 만만치 않은 가격으로도 유명합니다. 또한 연계한 포토샵, AI 가 없으면 반쪽밖에 사용하지 못하는 영역이 있다는 치명적인 단점도 존재합니다.

 

 

PDF에 간단한 수정이 필요할 때 사용할만한 무료 사이트 PDF ESCAPE 추천!

 

 

애석하게도 본문 수정이 가능한 PDF 리더는 무료 프로그램이 없습니다. Adobe Acrobat이나 Foxit Advanced PDF Editor 등 별도의 유료 프로그램이 필요합니다. 별도의 프로그램 설치 없이 PDF 리더와 텍스트 삽입 등의 간단한 편집이 가능한 프로그램으로는 무엇이 있을까요?

PDF ESCAPE는 출력물 없이 PDF 폼에 간단한 내용을 기입할 때 유용합니다. PDF라는 그림 위에 그림판으로 작업하는 것과 다름이 없지만 별도의 프로그램 설치 없이 텍스트 삽입이 가능하고 이를 다시 PDF파일로 저장할 수 있다는 장점이 있으니 PDF파일 편집이 필요할 때 사용하면 좋습니다.

 

 

PDF의 유용한 활용 팁! PDF로 AI 파일 읽기!!

이번 포스팅의 가장 중요한 팁은 바로 이것입니다. PR업무를 보다보면 간혹 확장자가 AI파일인 일러스트 파일을 확인해야 할 경우가 있는데요, 일반적으로 일러스트레이터 디자인 프로그램이 없으면 확인하기 쉽지 않죠. 그런데  AI 파일의 확장자를 PDF 파일로 바꾸면 대부분의 경우 파일 읽기가 가능해집니다. 주요 로고, 기타 고용량 인쇄물의 경우 AI파일을 사용하는데요. AI 프로그램 설치 없이 파일 확인이 필요할 때는 확장자를 PDF로 바꿔서 사용해보세요. 이렇게 지원이 가능한 이유는 PDF가 국제 표준규격이기 때문입니다. 기술상으로는 PDF 양식이 벡터방식의 읽기를 지원하기 때문이라고 합니다.

 

 

다시 한번 간단히 정리해 보면...

PDF에 대해서 간단하게 정리해봤는데요. 이번 포스팅은 간단하게 세 줄로 요약할 수 있습니다.

1     중요한 문서는 PDF로 전달하자

2     웬만하면 Adobe Reader를 제외한 프로그램(대표적으로 Foxit reader)을 깔아서 사용하자

3     AI파일을 못 열 때는 PDF파일로 확장자를 바꿔서 열어보자

 

 

PDF 기술의 핵심은 “어떻게 컴퓨터로 문서를 인쇄할까?”에서부터 출발한 기술입니다. PDF 관련 기술은 태블릿PC가 발달하고 점점 디스플레이가 얇아지는 현대 기술의 변화와는 어쩌면 조금은 동떨어진 기술일지도 모릅니다. 그럼에도 여전히 우리에겐 종이에 인쇄해서 읽는 문자들이 훨씬 친숙하지 않나요? 저 뿐만 아니라 많은 사람들이 종이에 대한 친숙함과 신뢰도를 가지고 있기 때문에 PDF 관련 기술은 환경의 변화에도 불구하고 꾸준히 사랑 받지 않을까 싶습니다. 읽고 쓰는 업무가 기본인 홍보인이라면 더욱 신경 써야 할 기술이겠죠? PR업무에 많은 도움이 되셨길 바랍니다~

 

 

<관련 포스팅>

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